○小山町文書取扱規程

平成17年3月25日

訓令第10号

目次

第1章 総則(第1条―第14条)

第2章 収受及び配布(第15条―第22条)

第3章 処理(第23条―第25条)

第4章 起案(第26条―第28条)

第5章 回議及び合議(第29条―第35条)

第6章 決裁(第36条・第37条)

第7章 施行(第38条―第47条)

第8章 保管、保存、廃棄(第48条―第61条)

第9章 電磁的記録(第62条)

第10章 補則(第63条・第64条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるものを除き、小山町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(3) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用いるものとして保有しているものをいう。

(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 全ての事案の処理は、文書によるものとする。ただし、軽易な場合は、この限りでない。

2 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

(総括管理及び指導)

第4条 企画総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書その他到着物件の収受、配布及び文書の集配、浄書、印刷、発送並びに保存、廃棄の事務について総括する。

2 総務課長は、各課の文書事務が正確かつ迅速に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職務)

第5条 課長は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について正確かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条 課長の文書事務を補佐させるために、課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、事務分掌規則第7条に規定する課長補佐又は支所長代理をもって充てる。ただし、課長補佐又は支所長代理を置かない課にあっては、課長が指名する課の職員とする。

3 文書取扱主任は、上司の命を受けて、次に掲げる文書事務の適正な管理、運営に努めなければならない。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書図書の整理及び保管に関すること。

(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(5) 文書の編集及び製本に関すること。

(6) 文書の保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(7) その他文書の取扱いに関すること。

(電子文書主任)

第7条 企画総務部総務課(以下「総務課」という。)に、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する電子文書主任を置く。

(文書の種類)

第8条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 令達文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するもの

 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの

 告示 町内一般又は一部に公表するもの

 訓令 本庁、出先機関又は職員に対して発する命令で、一般に知らせる必要のないもの

 達 一般又は特定のものに対して、指示又は命令するもの

 指令 申請又は願いに対して許可、認可、指示又は命令するもの

(2) 一般文書

 上申 上司又は官公庁等に対して、意見又は事実を述べるもの

 副申 上司又は官公庁等に対して、進達する文書の意見を添えるもの

 内申 上司又は官公庁等に対して、内密に上申するもの

 申請 許可、認可、承認、交付及び補助等の一定の行為を請求するもの

 報告 事務の状況その他について、上司又は官公庁に知らせるもの

 通知 一定の事業又は意思を特定の相手方に知らせるもの

 依頼 相手方に対して、一定の行為を求めるもの

 照会 相手方に対して、一定の事実又は意見等について、問い合わせ回答を求めるもの

 回答 依頼又は照会等に対して、同意、事実又は意見等に答えるもの

 証明 一定の事実を証明するもの

 伺 上司の許可を受け、又は指揮を求めるもの

 辞令(委嘱) 任免、勤務又は給料等の異動について、その旨を記載して当事者に交付するもの

 その他 前各号以外のもの

(公文書式)

第9条 令達文書及び一般文書の書式は、公文書式(以下「書式」という。)(別表第1)によるものとし、その書式により難いとき又はその書式によることが不適当なときは、その書式を参考にして他の書式によることができる。

(令達番号簿)

第10条 総務課に令達番号簿(様式第1号)を備え、令達文書(達及び指令を除く。)は種類別に区分し、毎年1月から起こし1か年を通して一連番号を記入しなければならない。

(文書件名簿)

第11条 課に文書件名簿(様式第2号)を備え、令達文書(条例、規則、告示及び訓令を除く。)及び一般文書は、毎年4月から起こし1か年を通して一連番号を記入しなければならない。ただし、一般文書のうち特に総務課長の認めたものにあっては、この限りでない。なお、総務課長が認めたときは、文書件名簿を電磁的記録に代えることができる。

(記号及び番号)

第12条 文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、辞令又は軽易なものにあっては、これを省略することができる。

2 令達文書(達及び指令を除く。)の記号は、その区分の前に町名を冠しなければならない。

3 一般文書(達及び指令を含む。)の記号は、小山町の「小」を頭字とし、次に主管課の頭字又は約字(以下「頭字等」という。)(班若しくは室又は業務ごとに文書件名簿を備えてあるときは、その課の頭字等の次にその班、室、業務等の頭字等)を用いなければならない。

4 前各項の規定にかかわらず、軽易な文書と認めるものは「事務連絡」とすることができる。

(発信者名)

第13条 文書の発信者名は、町長名若しくは副町長名(法第153条第1項の規定により委任を受けた事務に限る。)又は会計管理者名を用いなければならない。ただし、軽易なものは町名を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に掲げる発信者名を用いることができる。

(1) 報告文書、依頼文書、照会文書、回答文書等の往復文書で権利義務に関係しない軽易なものは、文書のあて先の区別により部課長名

(2) 町の組織内部相互間の文書は、特に重要な事項を除き、副町長名又は部課長名若しくは部課名

(文書の日付)

第14条 発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き発送する日とする。

第2章 収受及び配布

(到着文書の処理)

第15条 本庁舎に到着した文書、金券及び物品(以下「文書等」という。)は、全て総務課において収受する。

2 前項の文書等に町で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送、その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書等に郵便料金の未払又は不足のあるものは、官公署等から発せられたもの又は総務課長において必要があると認めたものに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受するものとする。

(配布)

第16条 総務課で収受した文書等は、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 文書等(親展電報、普通電報及び書留郵便を除く。以下これらを「普通文書」という。)は、開封しないで直ちに主管課ごとに文書配布ケースに仕分けする。ただし、配布先が不明な普通文書は、開封確認し仕分けするものとする。

(2) 主管課ごとに仕分けされた普通文書は、当該主管課の所属職員が文書配布ケースから速やかに収受し、開封し、文書取扱主任に配布する。文書取扱主任は、普通文書の下欄等の余白に、その課に備え付けの受付印(様式第3号)を青スタンプで押さなければならない。なお、訴訟、異議の申立て及びその他収受文書の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、受付印の下に受付時刻を朱書して取扱者の印を押し、事務担当者に配布する。

(3) 親展電報及び普通電報は、主管課に配布する。

(4) 書留郵便並びに現金、金券及び有価証券は、書留郵便、金券等受付簿(様式第4号)に記載して直ちに主管課に配布し、その受領印を徴する。

(5) 2以上の課に関係すると認められる文書は、関係の重い課と認められる課に配布するものとする。その軽重が分ち難いものは、総務課長が決する。この場合において配布を受けた課は、他の関係課に対し、相互に連絡をするものとする。

(6) 個人宛の文書は、開封しないでそれぞれ宛名人の所属課に普通文書と同様に配布する。ただし、その文書が公務に属するものであるときは、主管課に回付することができる。

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第17条 職員が出張先等で直接受け取った文書等又は各課で直接受領した文書等のうち所管外の文書等は、速やかに総務課に回付しなければならない。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第18条 勤務時間外に到着した文書の取扱いは、小山町職員服務規程(平成17年小山町訓令第8号)第33条の定めるところによる。

第19条 削除

(返送文書の取扱い)

第20条 返送されてきた文書は、第16条の規定に準じて処理するものとする。

2 返送を受けた主管の課長は、直ちに適切な処置をしなければならない。

(支所における文書の送達)

第21条 本庁から送達又は配布等を要する文書を受けたときは速やかに宛名人に送達又は配布しなければならない。

2 本庁から掲示すべき文書の送達があったときは、直ちに(掲示期間のあるものについてはその掲示期間中)掲示しなければならない。

3 本庁への文書の送達は、急を要するものを除くほか毎日1回これを行う。

(誤配文書の取扱い)

第22条 文書取扱主任は、配布を受けた文書中、主管に属しないものがあるときは、各課相互に転送することなく、総務課に理由を付して、返付しなければならない。

第3章 処理

(収受文書の受付)

第23条 収受文書の配布を受けた事務担当者は、当該文書を受付文書及びその他の文書に区分し、受付文書は文書件名簿に記載し、受付印内に番号を記入しなければならない。

2 前項のその他の文書とは、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状、簡単な報告書等で保存又は処理を要しないものをいう。

(収受文書の処理)

第24条 収受文書の処理は、速やかに行わなければならない。

2 処理の困難な文書は、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

3 期限のある重要又は異例に属する文書で、その期限内に処理することができないときは、できる期限を予定してあらかじめ上司の承認を受けなければならない。

(通信回線等の利用による文書の収受)

第25条 第15条から前条までの規定にかかわらず、次に掲げる手続に係る収受の処理(第15条から前条までに規定する到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ。)は、別に定めるところにより、通信回線等を利用して行うことができる。

(1) 町に対する申請、届出その他の手続で総務課長が特に認めたもの

(2) 町の内部及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で総務課長が別に指定するもの

2 前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置(以下「送受信装置」という。)への着信の確認は、定時に行うものとする。ただし、総合行政ネットワーク文書については、電子文書主任が行うものとする。

3 通信回線等で収受した内容は、速やかに出力し、副本として紙に記録するものとする。

4 前項の電磁的記録は、速やかに改変が行われないようにしなければならない。

5 第3項の規定により記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第16条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

第4章 起案

(起案)

第26条 文書による起案は、処理について一定の帳票が定められているものを除き、起案用紙(様式第6号)を用いなければならない。ただし、収受文書に基づく定例又は軽易なものは、当該文書の余白又は欄外に処分案を朱書して回議版(様式第7号)を押して処理することができる。

2 重要又は異例に属する事件は、あらかじめ上司の指示を受けて起案しなければならない。

3 文書の返付又は軽易と認められる事件の照会、回答、督促等は、付せん又は罫紙等を用いて処理することができる。

(起案要領)

第27条 起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(1) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文、その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。

(2) 起案事項について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(3) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添えること。

(4) 小山町事務決裁規程(平成17年小山町訓令第3号。以下「事務決裁規程」という。)に定めるところにより決裁区分を表示し、回議する必要のない上司欄は、斜線を引くこと。

(電話等による回答)

第28条 急を要する事案で口頭、電話等により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、第3条第1項の規定にかかわらず即時回答することができる。ただし、後日の参考又は証拠となると認められるものは、口頭(電話)記録用紙(様式第5号)にその要旨を明記して、上司の閲覧に供さなければならない。

第5章 回議及び合議

(回議)

第29条 決裁を要する文書(以下「回議文書」という。)は、上欄の余白に課の回議版を青スタンプで押さなければならない。ただし、起案用紙等既定の回議欄があるときは、この限りでない。

2 回議文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者に回議し、決裁を受けるものとする。

(合議)

第30条 回議文書は、関係のある部課長に合議しなければならない。

2 合議の順序は、次の掲げる回議文書は、それぞれ当該各号に定めるものとする。

(1) 課長専決の回議文書 主管課長を経て関係のある課長の決裁を受けること。

(2) 部長専決以上の回議文書のうち同一部内の他の課に関係のある回議文書 関係課長の合議を経て、主管の部長に回議するものとする。

(3) 部長専決以上の回議文書のうち他の部課に関係のある回議文書 主管部長を経て関係のある部課長に回付するものとする。

3 合議は、関係の深い必要かつ最小限の範囲に止めるものとする。

4 合議を受けた関係部課長間に異議があるときは協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(特別の取り扱いを要する回議)

第31条 特別の取り扱いを要する回議文書は、上欄の余白にその種別を重要、秘、至急、例規等を朱書しなければならない。ただし、起案用紙等既定の取扱区分欄等があるときは、この限りでない。

2 回議文書中重要又は機密に属するものは、責任者が携帯して決裁を受けなければならない。

3 重要又は異例に属する事件は、あらかじめ上司の指示を受けて回議しなければならない。

(例規審査委員会の審査)

第32条 令達文書(達及び指令を除く。)の原案は、主管の部長の決裁を経た後、小山町例規審査委員会規程(昭和59年小山町訓令第2号)第5条の規定に基づき例規審査委員会主管課に提出し、例規審査委員会の審査を受けなければならない。ただし、例規審査委員会委員長の認めるものについては、この限りでない。

(同時合議)

第33条 緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議課が多い場合は、第30条の規定にかかわらず、回議文書の写しを配布し、又は関係課長の会議をもって合議することができる。

2 同時合議を行ったときは、回議文書に次の書類を添付して回議しなければならない。

(1) 回議文書の写しを配布したときは、その意見

(2) 会議を開いたときは、会議のてん末書

(合議文書の処理)

第34条 合議を受けた場合は、直ちに査閲し、同意、不同意を決定しなければならない。ただし、査閲に日時を要するときは、その理由を主管課長に連絡しなければならない。

(施行の中止又は保留)

第35条 決裁後、新たな事態の発生により施行を取りやめ又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁済み回議文書を添付して決裁を受けなければならない。

第6章 決裁

(決裁)

第36条 決裁権者は、回議文書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第37条 事務決裁規程第10条の規定により、代決するときは、前条の例により決定し、決裁者欄に「代決」の表示をして代決者が押印しなければならない。

2 前項の規定は、決裁に至るまでの手続き過程において合議を受ける者等が不在の場合に準用する。

第7章 施行

(施行)

第38条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続きをとらなければならない。直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

2 担当者は、返付された決裁済みの回議文書のうち第32条のただし書により処理したもの及び議案に係るものは、総務課に速やかに送付しなければならない。

3 総務課長は、前項により送付された文書及び第32条の規定に基づき、例規審査委員会の審査を終了した令達文書(告示、訓令、達及び指令は除く。)について事後の処理手続を一括して行うものとする。

4 総務課長は、前項の処理手続が完了したときは、その写しを主管課に送付しなければならない。

(施行年月日)

第39条 決裁済み回議文書には、次の各号による施行年月日を記載しなければならない。

(1) 条例、規則、告示、訓令、達及び指令にあっては、それぞれ、令達番号簿又は文書件名簿に登載し、公布、公表等を行った日

(2) 議会に提出を要するもの(条例を除く。)にあっては、議案を町議会議長へ送付した日

(3) 発送文書にあっては、発送した日

(4) 前各号以外のものにあっては、その事務を処理した日

(浄書)

第40条 決裁を経た回議文書で浄書を要するときは、主管課で行わなければならない。

(印刷)

第41条 浄書を終わった文書で印刷等を要するときは、主管課で行わなければならない。

(公印等の押印)

第42条 施行する文書には、小山町公印規則(昭和53年小山町規則第11号)に定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(1) 外部に施行する文書のうち権利義務に関係しない軽易なもの

(2) 町の組織内部相互間の文書のうち特に重要でないもの

(3) その他公印又は契印を押印しないこととされているもの

(電子署名)

第43条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより施行するものについては、電子署名を行うものとする。

2 電子署名に関し必要な事項は、別に定める。

(発送)

第44条 文書等を発送しようとするときは、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 郵便でその日に発送(役場各支所を除く。)しようとする文書等は、平日は午後2時までに主管課で総務課に回付する。ただし、特別なものはこの限りでない。

(2) 郵便で各支所に発送しようとする文書等は、午前8時45分までに主管課で総務課に回付する。この場合において、重要な文書等は、その課で送達簿(様式第8号)に記載し、その文書等に同封し受領印を徴することができる。

(3) 各区へ定期に発送しようとする印刷物等は、毎月の14日及び末日(以下この号において「定期日」という。)に郵便等で発送するものとする。ただし、定期日が小山町の休日(以下この号において「休日」という。)に当たるときは、その前日に、定期日及びその前日とも休日に当たるときは、その都度総務課長が定める日に発送するものとする。この場合において、発送しようとする印刷物等は、主管課が事前に総務課長の承認を受け、各区別に仕分け梱包等をし、発送日の午前8時45分までにその課で指定の場所へ回付する。

(4) 郵便で発送する必要のないものは、主管課で速やかに宛名人に送達しなければならない。

(5) 第1種、第3種、第4種郵便及び特殊郵便物は、その種類を明らかにし、主管課で封をして総務課に回付する。

(6) 文書取扱主任は、その課で、その日に発送しようとする郵便物を掌握し、第1号の規定により一括まとめて郵便発送票(様式第9号)に記載し総務課に回付する。ただし、特別と認めるものは、この限りでない。

(7) 郵便で発送しようとする文書等のうち、郵便切手の必要が生じたときは、総務課長に使用目的を明確にして申し出なければならない。

2 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最低の料金で発送するように努めなければならない。

3 文書の発送は、郵便により行う。ただし、必要があるときは、自動車便、鉄道便等を利用することができる。

4 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手、国が発行する郵便はがき等を使用することができる。

(通信回線等の利用による文書の発送)

第45条 前2条の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、送受信装置を利用して文書の発送を行うことができる。

(1) 公印を省略することができる場合

(2) 総合行政ネットワーク文書として送信することができる場合

(3) その他町長が必要と認める場合

2 総合行政ネットワーク文書の送信は、電子文書主任が行うものとする。

3 第1項の規定により発送される文書については、当該文書の内容を記録した電磁的記録を送信することをもって発送したものとみなす。

(簿冊による回議)

第46条 簿冊等により回議にかえて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めがあるもの又は保存の必要があるものを除くほかは、主管課で文書の余白に必要事項を記載して交付することができる。

(勤務時間外の発送)

第47条 退庁時限後又は休日において急を要する文書等を郵便で発送するときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。ただし、特に急を要するものは、この限りでない。

第8章 保管、保存、廃棄

(文書整理の原則)

第48条 文書は常に整理し、重要なものは、天災事変に際して速やかに持ち出せるように、あらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(庁外持出しの制限)

第49条 文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、課長の承認を受けた場合は、この限りでない。

(完結)

第50条 文書が完結したときは、事務担当者は、当該文書に完結年月日等の必要事項を記入の上、整理編さんしなければならない。

2 完結した文書に係る事項について、再び処理を要することとなったときは、新たな記号及び番号を付して処理する。

(完結文書の整理)

第51条 事務事業の性質、内容等に応じて系統的に文書を分類する基準は、別表第2のとおりとする。

2 事務担当者は、次により完結文書を整理編さんしなければならない。

(1) 前項に定める分類基準に基づくファイルとして、整理しなければならない。

(2) 前号のファイルは、年度ごとに作成しなければならない。ただし、年度ごとに作成することが困難な場合は、この限りでない。

(3) 毎件施行日の順に整理して最終文書が最上位となるようにする。

(4) 事件が2年(会計関係文書等については会計年度)以上にわたるものは、完結する年(年度)に属する文書に編さんする。

(5) 事件が数項目に関係のあるものは、最も関係の深い類目に編さんする。

(6) 編さんした文書の表紙には、年(年度)、類別、類目及び課名又は班名若しくは室名を記載する。

(7) 資料等で文書とともに編さんできないものは、適宜、箱、袋等に入れて整理する。

(類別)

第52条 文書は、その保存期間により次の4種とする。

第1類 永久保存の必要のあるもの

第2類 10年間保存の必要のあるもの

第3類 5年間保存の必要のあるもの

第4類 1年間保存の必要のあるもの

(類目)

第53条 文書の保存類目は、おおむね別表第3のとおりとする。

(保存)

第54条 文書は、主管課において保存する。

2 書庫に収蔵するときは、課別に指定された場所に、所属年(年度)又は類別に書類保存箱に収納し、保存しなければならない。ただし、書類保存箱に収納することが適当でないものは、配列保存することができる。

3 前項の書類保存箱には、保存文書目録(様式第10号)を記載表示しなければならない。

(借覧)

第55条 他官公庁から保存文書の閲覧、借用又は証拠として請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。

(文書台帳)

第56条 各課に文書台帳(様式第11号)を備え付け、文書を保存するときは、文書台帳に所属年(年度)、文書名、冊数等を記載し、主管課で保管しなければならない。

(保存期間)

第57条 文書の保存期間は、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年ごとに保存する文書にあっては、完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

2 保存期間の満了した文書でも必要と認めるときは、保存期間を延長して保存しなければならない。

(書庫の管理)

第58条 書庫は、総務課において管理する。

2 書庫内は、常に清潔にしておかなければならない。

3 書庫内では、喫煙又は一切の火気を使用してはならない。

(保存期間の更正)

第59条 主管課長は、保存期間を経過した文書で、なお継続保存の必要が生じた場合は、町長の決裁を得て保存期間を更正することができる。

2 前項の規定により保存期間を更正した場合は、新たに定めた保存期間及びその理由をその文書に朱記し、保存するものとする。

(廃棄)

第60条 第57条第2項に規定するもののほか、保存期間を満了した文書は、主管課で廃棄文書目録(様式第12号)に記載し、町長の決裁を経て焼却廃棄等しなければならない。

2 主管課は、廃棄文書目録により文書台帳に廃棄年月日等を記載しなければならない。

3 廃棄文書目録は、主管課で保管しなければならない。

4 廃棄文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、裁断等の適当な措置を講じなければならない。

(町史編さん資料)

第61条 前条の規定により廃棄する場合、主管課長が、町史編さん資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。

第9章 電磁的記録

(準用)

第62条 第53条及び前条の規定は、電磁的記録について準用する。

第10章 補則

(特例文書等の取扱い)

第63条 内容が軽易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書でこの規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。

(文書管理に関する細則)

第64条 この規程に定めるもののほか、文書管理の細則に関し必要な事項は、総務課長が定める。

2 前項の細則に定めるもののほか、支所の文書管理に関し必要な事項は、支所長が定めることができる。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(小山町例規審査委員会規程の一部改正)

2 小山町例規審査委員会規程(昭和59年小山町訓令第2号)の一部を次のように改正する。

第5条第2項中「課長」を「課の文書主幹」に改める。

附 則(平成18年3月13日訓令第3号)

(施行日)

1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月22日訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第3条、第5条、第9条、第13条、第15条、第17条及び第19条の規定は、地方自治法の一部を改正する法律の施行に伴う関係条例の整備に関する条例(平成19年小山町条例第3号)附則第3号の規則で定める日から施行する。

(規則で定める日=平成19年7月11日)

附 則(平成19年12月19日訓令第10号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成20年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月24日訓令第4号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成22年12月28日訓令第3号)

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

附 則(平成23年6月29日訓令第6号)

この訓令は、平成23年7月1日から施行する。

附 則(平成25年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年1月21日訓令第1号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

画像画像画像

別表第2(第51条関係)

1 総括表

中分類

大分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

01

共通

庶務

人事

財務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

02

総務

町政企画

組織運営

広報広聴

訴訟訴願

秘書

情報管理

文書

統計

監査

 

 

 

03

人事

任免服務

給与

研修

労務

福利厚生

 

 

 

 

 

 

 

04

財務

財政

出納

諸税

住民税

固定資産税

税外収入

納税啓蒙

管財

徴収

 

 

 

05

住民公安

戸籍

住民登録

交通防犯

防災

人権推進

演習場対策

行政区

印鑑登録

外国人登録

 

 

 

06

社会福祉

福祉厚生援護

児童福祉

老人福祉

生活保護

国民年金

国民健康保険

介護保険

老人ホーム

老人保健

障害者福祉

健康福祉会館管理

後期高齢者医療

07

保健衛生

健康管理

環境衛生

清掃

環境保全

上水道

 

 

 

 

 

 

 

08

産業経済

農業振興

農林整備

農村地域

林業振興

畜産業振興

観光

商工業

消費者労働

 

 

 

 

09

都市計画

計画

街路

公園緑地

区画整理

下水道

開発

宅地分譲

施設管理

 

 

 

 

10

建設

総括

道路橋梁

河川

住宅

国土調査

建築

 

 

 

 

 

 

11

教育文化

教育委員会

学校教育

学校施設

社会教育

社会体育

文化財

生涯学習施設

図書館

児童館

自主文化事業

 

 

12

機関

議会

監査委員

選挙管理委員会

固定資産評価審査委員会

公平委員会

農業委員会

外郭団体

 

 

 

 

 

13

教育等機関

保育園

小学校

中学校

幼稚園

こども園

 

 

 

 

 

 

 

2 大分類01共通

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

庶務

諸務

議会

監査

広報

部課長会議

 

 

 

 

 

02

人事

諸務

人事

給与

出張

厚生

 

 

 

 

 

03

財務

諸務

予算要求

予算執行

決算

物品管理

公用車管理

 

 

 

 

3 大分類02総務

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

町政企画

諸務

行政企画

総合計画

事務管理

国土利用計画

男女共同参画

地域振興券

 

 

 

02

組織運営

諸務

町制町史

行政区域

庁舎管理

総合調整

儀式褒賞

交際

行政改革

組織・定員

地方分権

03

広報広聴

諸務

広報

広聴

無線放送

陳情要望

国際交流

 

 

 

 

04

訴訟訴願

諸務

不服申立

訴訟

強制執行

賠償

 

 

 

 

 

05

秘書

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06

情報管理

諸務

情報管理

 

 

 

 

 

 

 

 

07

文書

諸務

公印

帳票

収受発送

公示指令達

文書管理

情報公開

法規

 

 

08

統計

諸務

人口

総務庁

農林水産省

通商産業省

労働省

 

 

 

 

09

監査

諸務

月例出納検査

決算審査

定期監査

工事監査

住民監査請求

 

 

 

 

4 大分類03人事

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

任免服務

諸務

試験

採用

昇任降任

退職

勤務

考課

身分

出張

 

02

給与

諸務

給料

諸手当

退職手当

賃金

 

 

 

 

 

03

研修

諸務

職員研修

町民研修

 

 

 

 

 

 

 

04

労務

諸務

公務災害

職員団体

 

 

 

 

 

 

 

05

福利厚生

諸務

安全衛生

共済組合

健康診断

年金者連盟

 

 

 

 

 

5 大分類04財務

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

財政

諸務

予算編成

予算執行

決算

起債計画

起債償還

交付税

財務制度

用地先行取得

 

02

出納

諸務

収納

還付

支払

歳計外現金

物品等受払

 

 

 

 

03

諸税

諸務

減免

所得税

たばこ税

特別土地保有税

軽自動車税

国民健康保険税

 

 

 

04

住民税

諸務

減免

個人町民税

県民税

法人町民税

 

 

 

 

 

05

固定資産税

諸務

減免・非課税

土地評価

家屋評価

償却資産評価

国有資産等所在市町村交付金

 

 

 

 

06

税外収入

諸務

交付税

保険料

保育料

使用料手数料

その他税外収入

 

 

 

 

07

納税啓発

諸務

育成指導

納税奨励

褒賞交付金

報告通知

設立

組合員

組合役員

 

 

08

管財

諸務

契約事務

指名委員会等

検査

 

 

 

 

 

 

09

徴収

諸務

催告

受嘱託

欠損処分

執行停止

交付要求

徴収猶予

徴収

 

 

6 大分類05住民公安

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

戸籍

諸務

届出登録

通達通知

身分事項

 

 

 

 

 

 

02

住民登録

諸務

届出登録

人口動態

 

 

 

 

 

 

 

03

交通防犯

諸務

犯罪

防犯対策

防犯施設

交通機関

交通安全

交通統計

事故相談

 

 

04

防災

諸務

予防

災害

委託契約

訓練

災害復旧

防災計画

防災協定

防災補助事業

 

05

人権推進

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06

演習場対策

諸務

組合協議会

土地契約

 

 

 

 

 

 

 

07

行政区

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

08

印鑑登録

諸務

届出登録

 

 

 

 

 

 

 

 

09

外国人登録

諸務

届出登録

 

 

 

 

 

 

 

 

7 大分類06社会福祉

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

福祉厚生援護

諸務

遺族援護

戦没者

人権擁護

災害救助関係

民生委員関係

保護司関係

日赤有功会

行旅死病人

 

02

児童福祉

諸務

母子・父子

乳幼児医療等

母子等医療

保育園

こども園

 

 

 

 

03

老人福祉

諸務

資格

給付

認定

国支出金

県支出金

在宅福祉

 

 

 

04

生活保護

諸務

保護

医療

空き

 

 

 

 

 

 

05

国民年金

諸務

業務

給付

保険料

 

 

 

 

 

 

06

国民健康保険

諸務

資格

給付

国県支出金

諸統計

保健事業

運営協議会

 

 

 

07

介護保険

諸務

資格

給付

認定

 

 

 

 

 

 

08

老人ホーム

諸務

生活業務

医務業務

給食業務

 

 

 

 

 

 

09

老人保健

諸務

資格

給付

国県支出金

諸統計

 

 

 

 

 

10

障害者福祉

諸務

身障

知的

精神

心身

福祉施設

福祉団体

 

 

 

11

会館管理

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

後期高齢者医療

諸務

資格

給付

認定

保険料

広域連合

負担金

保健事業

 

 

8 大分類07保健衛生

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

健康管理

諸務

予防

成人・老人

母子

健康づくり

医療

精神

 

 

 

02

環境衛生

諸務

環境

衛生

浄化槽

 

 

 

 

 

 

03

清掃

諸務

し尿

 

 

 

 

 

 

 

 

04

環境保全

諸務

公害

 

 

 

 

 

 

 

 

05

上水道

諸務

施設管理

工事

計画調査

水道料金

契約

起債

 

 

 

9 大分類08産業経済

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

農業振興

諸務

振興

生産調整

ほ場整備

情報統計

各種補助金

中核農業者協議会

部農会

農振農用地

各種団体

02

農林整備

諸務

町単土地改良

県単土地改良

治山・林道

防衛

災害

各種補助金

空き

 

 

03

農村地域

諸務

中山間

担い手

 

 

 

 

 

 

 

04

林業振興

諸務

空き

計画

整備

改良・改善

各種補助金

 

 

 

 

05

畜産業振興

諸務

振興

計画

整備

改良・改善

各種補助金

鳥獣保護

 

 

 

06

観光

諸務

観光施設

観光宣伝

観光行事

各種補助金

各種団体

 

 

 

 

07

商工業

諸務

振興

融資

開発

企業

各種補助金

商業

工業

金融

 

08

消費者労働

諸務

シルバー人材センター

勤労者

雇用

補助金

消費者

 

 

 

 

09

環境

諸務

各種団体

各種補助金

 

 

 

 

 

 

 

10 大分類09都市計画

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

計画

諸務

都市計画決定

基本計画

第二東名

町都計審

県都計審

法令

都市計画図

 

 

02

街路

諸務

管理

工事

契約

用地

災害復旧

法令

 

 

 

03

公園緑地

諸務

施設管理

工事

契約

用地

災害復旧

法令

 

 

 

04

区画整理

諸務

換地

工事

契約

用地

法令

 

 

 

 

05

下水道

諸務

管渠

起債

補助金

受益者負担金

下水道使用料

浄化センター

排水設備

 

 

06

開発

諸務

開発・規制

土地利用

土採取

国土利用

その他申請

法令

県開発審査会

 

 

07

宅地分譲

諸務

供給公社

菅沼

石堂

 

 

 

 

 

 

08

施設管理

諸務

足柄駅舎

足柄駅前トイレ

小山駅前駐車場

小山駅前駐輪場

 

 

 

 

 

11 大分類10建設

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

総括

諸務

管理

工事

契約

 

 

 

 

 

 

02

道路橋梁

諸務

管理

工事

契約

用地

災害復旧

 

 

 

 

03

河川

諸務

管理

工事

契約

用地

災害復旧

水防

 

 

 

04

住宅

諸務

管理

工事

契約

用地

災害復旧

 

 

 

 

05

国土調査

諸務

地籍調査

国土利用計画表

 

 

 

 

 

 

 

06

建築

諸務

設計

工事

建築確認

補助金建築物

 

 

 

 

 

12 大分類11教育文化

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

01

教育委員会

諸務

施設管理

空き

幼稚園

小学校

中学校

教育委員

 

 

 

 

 

02

学校教育

諸務

施設管理

健康診断

給食

教育指導

児童生徒

 

 

 

 

 

 

03

学校施設

諸務

施設管理

整備

修理改善

 

 

 

 

 

 

 

 

04

社会教育

諸務

生涯学習

青少年教育

成人教育

家庭教育

視聴覚教育

人権教育

芸術文化

 

 

 

 

05

社会体育

諸務

体育振興

体育指導員

体協

国体

 

 

 

 

 

 

 

06

文化財

諸務

地域文化財

郷土史

埋蔵文化財

 

 

 

 

 

 

 

 

07

生涯学習施設

諸務

総合文化会館

中央公民館

青少年会館

総合体育館

小山球場

多目的広場

弓道場

小山道場

夜間照明施設

町民プール

町立体育館

08

図書館

諸務

施設管理

図書管理

郷土資料

啓発活動

資料提供

 

 

 

 

 

 

09

児童館

諸務

施設管理

児童館活動

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

自主文化事業

諸務

文化事業

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13 大分類12機関

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

議会

諸務

議案

議事録

委員会

請願陳情

議員

定例会

本会議

 

 

02

監査委員会

諸務

監査

検査

審査

 

 

 

 

 

 

03

選挙管理委員会

諸務

町長

町議員

県知事

県議員

衆議院

参議院

選挙人名簿

農業委員

 

04

固定評価審査委員会

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

05

公平委員会

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06

農業委員会

諸務

農地法

農業者年金

駿東地区農業委員会

 

 

 

 

 

 

07

外郭団体

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14 大分類13教育等機関

小分類

中分類

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

01

保育園

諸務

施設管理

健康診断

給食

指導監査

保育記録

保連関係

保育措置

 

 

02

小学校

経営

庶務

教務

保健

給食

人事

福利厚生

経理

管財

 

03

中学校

経営

庶務

教務

保健

給食

人事

福利厚生

経理

管財

 

04

幼稚園

諸務

施設管理

健康診断

給食

指導監査

教務

保健

経理

小幼研

 

05

こども園

諸務

施設管理

健康診断

給食

指導監査






別表第3(第53条関係)

保存類目

第1類(永久保存)

(1) 町の条例、規則、その他の例規等の公布及び告示に関する書類

(2) 町議会の会議録及び議決書

(3) 職員(特別職、一般職)の履歴書及び任免、賞罰に関する書類で重要なもの

(4) 不服申立て及び訴訟に関する書類

(5) 廃置分合及び境界変更に関する書類

(6) 土地台帳、家屋台帳、土地名寄帳、公図(いずれも副本)

(7) 土地の異動、潰地に関する書類で重要なもの

(8) 町長事務の引継書類

(9) 町村の沿革を知る書類

(10) 機関及び施設の設置、廃止に関する書類で重要なもの

(11) 町財産の取得、管理、処分等に関する書類で重要なもの

(12) 財産、財務に関する台帳、原簿

(13) 町債に関する書類で重要なもの

(14) 許可、認可等に関する書類で重要なもの

(15) 褒賞、表彰に関する書類で重要なもの

(16) 契約に関する書類で重要なもの

(17) 統計に関する書類で重要なもの

(18) その他永久保存の必要があると認めるもの

第2類(10年保存)

(1) 法令により処分した書類で永久保存の必要がないもの

(2) 町議会に関する書類で永久保存の必要がないもの

(3) 外国人の登録に関する書類で永久保存の必要がないもの

(4) 会計上の帳簿書類

(5) 条例、規則、その他の例規に関する書類で永久保存の必要がないもの

(6) 選挙管理委員会の告示及び選挙に関する書類

(7) その他永久保存の必要はないが比較的重要なもの

第3類(5年保存)

(1) 工事の設計書及びその他工事の関係書類

(2) 官公庁の一般往復文書

(3) 職員の勤務状況を知る書類

(4) その他5年間保存の必要があると認めるもの

第4類(1年保存)

(1) 官報、県公報

(2) 一時の通知、照会等で後日参照を必要としないもの

(3) 台帳、原簿に記入を終わった願い届書

(4) 調査を終わった諸報告資料

(5) その他第1類から第3類までに属しないと認めるもの

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様式第5号 削除

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小山町文書取扱規程

平成17年3月25日 訓令第10号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月25日 訓令第10号
平成18年3月13日 訓令第3号
平成19年3月22日 訓令第7号
平成19年12月19日 訓令第10号
平成20年3月27日 訓令第1号
平成21年3月24日 訓令第4号
平成22年12月28日 訓令第3号
平成23年6月29日 訓令第6号
平成25年3月28日 訓令第2号
平成26年3月28日 訓令第3号
平成28年1月21日 訓令第1号
平成28年3月31日 訓令第5号
平成29年3月28日 訓令第3号