事務手続について

1　起案　主管課において起案用紙により起案する。

留意事項

ア　起案(条例、規則等案の作成)に当たっては、課内で討議すること。

起案者が1人で間違いのない法文を作成したと思っても、先入観や思い込みは避けられない。したがって、数人で内容を討議すれば、思わぬ間違い、手違い等が発見される場合が多い。

イ　起案に先立ち基本的な方針は、決裁権者の承認を得ておくこと。

副町長及び町長の決裁は、例規審査委員会の審査を受けた後に付されるが、その案が決裁権者である町長の意思に沿わないものであれば、それまでの作業は水泡に帰してしまう。このような事態を防ぐため、基本的な方針は、起案に先立ち文書で町長の承認を得ておくこととする。ただし、条例、規則以外で簡易なものは口頭での承認とすることができる。

2　例規審査委員会への提出

主管部課長決裁後、全て例規審査委員会(事務局担当課)へ提出する。

3　決裁　前記2の例規審査終了後、副町長及び町長の決裁を受ける。

4　浄書　主管課で浄書する。ただし、別に定めのあるものを除く。

5　議案の議会提出(条例のみ)

別記5及び別記6により主管課で作成する。

6　公布等　小山町公告式条例(昭和31年小山町条例第8号)により総務課で行う。ただし、条例、規則及び訓令以外は、主管課で行う。なお、町長の署名は、本書(1部)にのみ行い、他の掲示用文書(4部)は写しとする。

7　その他　議会、教育委員会などの行政機関が定める規則等は、当該行政機関で公布までの一切の事務手続を行う。ただし、例規審査委員会へは当該行政機関の委員会等にかける前に提出する。

書式の統一について

1　原則は、この通知によるが、この通知に規定されていない事項は、「文書事務の手引(静岡県総務部文書課編集)」によることとする。

2　標準的な様式設定　別記1

3　作成要領　別記2

4　条例・規則の形式例　別記3

5　告示・訓令の形式例　別記4

6　議案文の形式例　別記5

7　新旧対照表の形式例　別記6