○町長への手紙事業実施要綱

平成28年8月16日

告示第86号

(目的)

第1条 この要綱は、町民(町内に居住する者、町内に通勤又は通学する者及び町内で事業又は活動を行う個人若しくは法人その他の団体をいう。)からの町政に対する意見及び提案(以下「意見等」という。)を広く受け付ける町長への手紙事業を実施することにより、まちづくりへの町民参加の推進と、意見等の町政への反映を図ることを目的とする。

(定義等)

第2条 この要綱において、町長への手紙とは、次に掲げるものをいう。

(1) 町長への手紙の専用紙(別記様式)を用いて、町長への手紙投函箱(以下「投函箱」という。)に投函されたもの

(2) 小山町ホームページ内の町長への手紙専用フォームによるもの

(3) 郵便、ファクシミリ及び電子メール等によるもので、町長への手紙との意向が示されているもの

(4) その他町長への手紙として取り扱うことが適当であると認められるもの

2 前項の規定にかかわらず、その内容が次の各号のいずれかに該当するときは町長への手紙として取り扱わないものとする。

(1) 町政に関係のない意見等

(2) 個人又は特定の団体を誹謗中傷するもの

(3) 公序良俗に反するもの

(4) 営利を目的とするもの

(5) 政治活動、思想・信条及び宗教に関するもの

(6) 内容又は意図が不明瞭なもの

(7) その他町長が町長への手紙として取り扱うことが不適当と判断したもの

(投函箱の設置)

第3条 町長は、投函箱を次に掲げる施設内に設置するものとする。

(1) 役場本庁

(2) 足柄支所、北郷支所及び須走支所

(3) 健康福祉会館

(4) 総合文化会館

(5) その他町長が定める施設

2 前項の規定により設置する投函箱には、管理者を置くものとし、町長が指名する者をもって充てる。

3 管理者は、原則として毎日、投函箱の点検を行い、町長への手紙が投函されている場合には、町長戦略課長に送付するものとする。

(受付)

第4条 町長への手紙は、町長戦略課において受け付けるものとする。

2 町長戦略課長は、町長への手紙を受け付けたときは、その内容を審査し、町長への手紙として取り扱うことが適当と認めたときは、町長への閲覧に供するとともに意見等の内容に係る事務等を所管する課長又は支所長にその写しを送付するものとする。

(回答)

第5条 前条により受け付けた町長への手紙は、町長名により、文書で差出人に回答するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、町長への手紙の内容が次の各号のいずれかに該当するときは、差出人への回答は行わないものとする。

(1) 回答不要である旨の記載があるもの

(2) 差出人が匿名であるもの

(3) 差出人の連絡先が不明なもの

(4) その他町長が回答不要と判断したもの

3 回答は、原則として受け付けた日から起算して、14日以内に行うものとする。ただし、特段の事情により、町長がやむを得ないと認める場合には、この限りでない。

(個人情報の管理)

第6条 町長への手紙事業に従事する者は、当該事業により取得した個人情報に関し、小山町個人情報保護条例(平成16年小山町条例第10号)に基づき、厳重かつ適正に管理しなければならない。

2 町長への手紙により取得した個人情報は、回答及び統計処理の目的にのみ使用する。

(実施状況の公表)

第7条 町長は、毎年度、町長への手紙事業の実施状況をとりまとめ、小山町ホームページ及び広報おやまに掲載するものとする。

(その他)

第8条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この告示は、公示の日から施行する。

(町長への手紙事業実施要領の廃止)

2 町長への手紙事業実施要領(平成15年11月4日)は、廃止する。

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町長への手紙事業実施要綱

平成28年8月16日 告示第86号

(平成28年8月16日施行)