(目的)

第1条　この規程は、別に定めるものを除き、小山町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　全ての事案の処理は、文書によるものとする。ただし、軽易な場合は、この限りでない。

(総括管理及び指導)

第4条　企画総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書その他到着物件の収受、配布及び文書の集配、浄書、印刷、発送並びに保存、廃棄の事務について総括する。

(課長の職務)

第5条　課長は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について正確かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　課長の文書事務を補佐させるために、課に文書取扱主任を置く。

(電子文書主任)

第7条　企画総務部総務課(以下「総務課」という。)に、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する電子文書主任を置く。

(文書の種類)

第8条　文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書式)

第9条　令達文書及び一般文書の書式は、公文書式(以下「書式」という。)(別表第1)によるものとし、その書式により難いとき又はその書式によることが不適当なときは、その書式を参考にして他の書式によることができる。

(令達番号簿)

第10条　総務課に令達番号簿(様式第1号)を備え、令達文書(達及び指令を除く。)は種類別に区分し、毎年1月から起こし1か年を通して一連番号を記入しなければならない。

(文書件名簿)

第11条　課に文書件名簿(様式第2号)を備え、令達文書(条例、規則、告示及び訓令を除く。)及び一般文書は、毎年4月から起こし1か年を通して一連番号を記入しなければならない。ただし、一般文書のうち特に総務課長の認めたものにあっては、この限りでない。なお、総務課長が認めたときは、文書件名簿を電磁的記録に代えることができる。

(記号及び番号)

第12条　文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、辞令又は軽易なものにあっては、これを省略することができる。

(発信者名)

第13条　文書の発信者名は、町長名若しくは副町長名(法第153条第1項の規定により委任を受けた事務に限る。)又は会計管理者名を用いなければならない。ただし、軽易なものは町名を用いることができる。

(文書の日付)

第14条　発送する文書の日付は、特に指示のあるものを除き発送する日とする。

(到着文書の処理)

第15条　本庁舎に到着した文書、金券及び物品(以下「文書等」という。)は、全て総務課において収受する。

(配布)

第16条　総務課で収受した文書等は、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第17条　職員が出張先等で直接受け取った文書等又は各課で直接受領した文書等のうち所管外の文書等は、速やかに総務課に回付しなければならない。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第18条　勤務時間外に到着した文書の取扱いは、小山町職員服務規程(平成17年小山町訓令第8号)第33条の定めるところによる。

第19条　削除

(返送文書の取扱い)

第20条　返送されてきた文書は、第16条の規定に準じて処理するものとする。

(支所における文書の送達)

第21条　本庁から送達又は配布等を要する文書を受けたときは速やかに宛名人に送達又は配布しなければならない。

(誤配文書の取扱い)

第22条　文書取扱主任は、配布を受けた文書中、主管に属しないものがあるときは、各課相互に転送することなく、総務課に理由を付して、返付しなければならない。

(収受文書の受付)

第23条　収受文書の配布を受けた事務担当者は、当該文書を受付文書及びその他の文書に区分し、受付文書は文書件名簿に記載し、受付印内に番号を記入しなければならない。

(収受文書の処理)

第24条　収受文書の処理は、速やかに行わなければならない。

(通信回線等の利用による文書の収受)

第25条　第15条から前条までの規定にかかわらず、次に掲げる手続に係る収受の処理(第15条から前条までに規定する到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ。)は、別に定めるところにより、通信回線等を利用して行うことができる。

(起案)

第26条　文書による起案は、処理について一定の帳票が定められているものを除き、起案用紙(様式第6号)を用いなければならない。ただし、収受文書に基づく定例又は軽易なものは、当該文書の余白又は欄外に処分案を朱書して回議版(様式第7号)を押して処理することができる。

(起案要領)

第27条　起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(電話等による回答)

第28条　急を要する事案で口頭、電話等により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、第3条第1項の規定にかかわらず即時回答することができる。ただし、後日の参考又は証拠となると認められるものは、書面にその要旨を明記して、上司の閲覧に供さなければならない。

(回議)

第29条　決裁を要する文書(以下「回議文書」という。)は、上欄の余白に課の回議版を青スタンプで押さなければならない。ただし、起案用紙等既定の回議欄があるときは、この限りでない。

(合議)

第30条　回議文書は、関係のある部課長に合議しなければならない。

(特別の取扱いを要する回議)

第31条　特別の取扱いを要する回議文書は、上欄の余白にその種別を重要、秘、至急、例規等を朱書しなければならない。ただし、起案用紙等既定の取扱区分欄等があるときは、この限りでない。

(例規審査委員会の審査)

第32条　令達文書(達及び指令を除く。)の原案は、主管の部長の決裁を経た後、小山町例規審査委員会規程(昭和59年小山町訓令第2号)第5条の規定に基づき例規審査委員会主管課に提出し、例規審査委員会の審査を受けなければならない。ただし、例規審査委員会委員長の認めるものについては、この限りでない。

(同時合議)

第33条　緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議課が多い場合は、第30条の規定にかかわらず、回議文書の写しを配布し、又は関係課長の会議をもって合議することができる。

(合議文書の処理)

第34条　合議を受けた場合は、直ちに査閲し、同意、不同意を決定しなければならない。ただし、査閲に日時を要するときは、その理由を主管課長に連絡しなければならない。

(施行の中止又は保留)

第35条　決裁後、新たな事態の発生により施行を取りやめ又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁済み回議文書を添付して決裁を受けなければならない。

(決裁)

第36条　決裁権者は、回議文書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第37条　事務決裁規程第10条の規定により、代決するときは、前条の例により決定し、決裁者欄に「代決」の表示をして代決者が押印しなければならない。

(施行)

第38条　事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

(施行年月日)

第39条　決裁済み回議文書には、次の各号による施行年月日を記載しなければならない。

(浄書)

第40条　決裁を経た回議文書で浄書を要するときは、主管課で行わなければならない。

(印刷)

第41条　浄書を終わった文書で印刷等を要するときは、主管課で行わなければならない。

(公印等の押印)

第42条　施行する文書には、小山町公印規則(昭和53年小山町規則第11号)に定めるところにより公印を押印し、決裁文書と契印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第43条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより施行するものについては、電子署名を行うものとする。

(発送)

第44条　文書等を発送しようとするときは、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

(通信回線等の利用による文書の発送)

第45条　前2条の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、送受信装置を利用して文書の発送を行うことができる。

(簿冊による回議)

第46条　簿冊等により回議にかえて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めがあるもの又は保存の必要があるものを除くほかは、主管課で文書の余白に必要事項を記載して交付することができる。

(勤務時間外の発送)

第47条　退庁時限後又は休日において急を要する文書等を郵便で発送するときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。ただし、特に急を要するものは、この限りでない。

(文書整理の原則)

第48条　文書は常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないように、あらかじめ適切な措置を講じておかなければならない。

(庁外持出しの制限)

第49条　文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、課長の承認を受けた場合は、この限りでない。

(完結)

第50条　文書が完結したときは、事務担当者は、当該文書に完結年月日等の必要事項を記入の上、整理編さんしなければならない。

(完結文書の整理)

第51条　事務事業の性質、内容等に応じて系統的に文書を分類する基準は、別表第2のとおりとする。

(類別)

第52条　文書は、その保存期間により次の4種とする。

(類目)

第53条　文書の保存類目は、おおむね別表第3のとおりとする。

(文書台帳)

第54条　文書取扱主任は、文書台帳(様式第10号)を作成しなければならない。

(常用文書)

第55条　課長は、通年文書、台帳、名簿等で年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。

(文書の保管)

第56条　文書の保管は、文書取扱主任のもと、各主管課において行うものとする。

(文書の引継ぎ)

第57条　各主管課内に1年間保管された保存文書は、総務課に移管の上、各主管課において書庫へ収納するものとする。

(文書の保存)

第58条　文書の保存は、総務課において行うものとする。ただし、支所等における文書の保存については、各支所等で保存する。

(借覧)

第59条　他官公庁から保存文書の閲覧、借用又は証拠として請求があったときは、町長の指揮を受けなければならない。

(書庫の管理)

第60条　書庫は、総務課において管理する。

(保存文書の貸出し)

第61条　保存文書の貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出簿(様式第12号)に必要事項を記入しなければならない。

(廃棄)

第62条　総務課長は、その保存文書の保存期間が満了したときは、廃棄文書目録(様式第13号)を作成し、当該保存文書を遅滞なく廃棄しなければならない。この場合において、総務課長は、廃棄する保存文書の主管課長に協議するものとする。

(町史編さん資料)

第63条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長が、町史編さん資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(準用)

第64条　第53条第1項及び前条の規定は、電磁的記録について準用する。

(特例文書等の取扱い)

第65条　内容が軽易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書でこの規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。

(文書管理に関する細則)

第66条　この規程に定めるもののほか、文書管理の細則に関し必要な事項は、総務課長が定める。