○小山町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規則
平成11年4月2日
規則第11号
(目的)
第1条 この規則は、小山町における戸籍情報システムに係るデータ(以下「戸籍データ」という。)の保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保するものとする。
(1) 戸籍情報システムとは、戸籍専用コンピュータにより戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票、人口動態調査等の関連事務を行うシステムをいう。
(2) データとは、戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務等の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について、統括的管理を図るため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及びこれらに関連する設備の状態について常に掌握し、戸籍データを適正に管理するよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、戸籍情報システム用端末機(以下「端末機」という。)の適正な管理を図るため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務担当班長をもって充てる。
(データの保護)
第7条 保護管理者は、データの漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならないものとする。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からその内容が読み取られない位置及び角度に設置しなければならない。
3 入力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連携して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入力されたデータは、不要となった時点で、速やかに復元できない方法により処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等及びプログラムの管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等及びプログラムを次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等及びプログラムの保存は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等及びプログラムの受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等及びプログラムを破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げるところにより適正に処理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は破棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及びその業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱の状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、戸籍データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器、ソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに関わる機器、ソフト等を保管しなければならない。
(研修の実施)
第15条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を設定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。なお、新任の取扱職員については、任用後できるだけ早い時期に実施するものとする。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を設置する。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データの保護に係わる事務について開催する。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者、取扱職員及び保護管理者が必要とした職員で組織する。
4 会議の庶務は、町長が定める課において処理する。
附則
この規則は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について、法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(平成17年3月4日規則第2号)
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月27日規則第15号)
この規則は、平成25年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器、ソフト等の保管一覧
区分 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | 電算管理室に設置 電算管理室の鍵の管理 | サーバーは電算管理室に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。 サーバーを起動する者は、保護管理者が任命した取扱職員とする。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | パスワードによる起動 システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者が任命した取扱職員がパスワードを入力し起動させる。 システムの使用状況リストを戸籍保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | バックアップ記録媒体の保管 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを戸籍保管庫で管理する。 |
戸籍事務電算システムプログラム | 保護管理者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をシステムソフトに講ずる。 |